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[外贸jackson]几百万订单要求全部重做?怎么搞?

外贸中想必每个人都会遇到这样一种情况,好不容易接下了订单结果订单不赚钱,接了订单明明都没什么问题,结果客户要求赔款,订单不赚钱不说还亏钱。

太多人接单的时候随随便便,考虑不清楚,结果接单就变成了,接单-投诉-赔款。

在接单之前,很多人谈判就已经埋下了不赚钱甚至赔款的种子。

合同不严谨、条款不详细,甚至无合同

这不,有好几个小伙伴就碰到了这样的问题。

案例一:“ 合同报价单不够详细,价格谈好了,合同签掉了。客户寄样给他们,说要按照样品做。实际样品比当初报价用料好。”

案例二:“寄了一台起动机给A公司开发,然后他们寄了产前样给他确认,当时客户反映齿轮硬度不够,加强硬度之后就出大货给他了,之后客户卖了5台,他的客户说螺纹深度不够,现在又找他们要求另外的机器都要求全部退款。”

案例三:

A先生跟进了很久的一个迪拜客户有一天跟他说要下一个订单,要求交期20天,A先生接单心切,觉得跟进的客户终于有了回复,便毫不犹豫的答应了。但是他准备生产时,发现这个产品现在市场上非常畅销,合作的那些工厂这个产品的生产线都已经排满,要一个月以后才能生产。和客户说明之后客户不同意,最后A先生只能到市场上买了成品,不仅没赚钱,反而损失几万美金。

案例四:“W先生开了一家贸易公司,有一个中间商,因为初次合作想快点接单,于是几乎成本价给他做了一个订单,现在机器已经做好了,但是有点小问题,不影响使用,只是为了节约成本,用的是老式的设计,现在老外不接受,但是如果要改的话增加的成本扛不住。问他合同上写清楚协议没?样品给客户确认没?他说没有签合同,技术方面也是个口头协议。主要问题是在于,问题部分是两组刀片,一组刀片他是给我们看了照片,我们也是按照他要求做的,他的另一组刀片只是口头上说的,没有图片,然后沟通上没理解。”

生产订单时,因此我们务必要做好以下几点,避免产生问题
协议不能口头,必须书面形式

有很多老外你跟他平时聊天的时候很客户,brother, brother的,产品要修改一些地方,跟他说,他也说没问题,感觉这个老外很好说话。结果单子做好了,发货给他了,他说你这个有问题,那个有问题,要求给他优惠。现在老外我算是看穿的,不要想着他们会为你着想,很多国家的老外都是想要便宜,他们巴不得你出点问题,这样他们就能获得赔偿、少付钱。白纸黑字合同写好敲章要对方回签确认是最有效的手段。对于小的修改觉得麻烦也千万不要用手机即时通讯工具聊,用邮件的方式要求对方确认。就算是可能会让客户觉得烦,可能会得罪客户你也不得不这样做。

订单条款详细、无遗漏

对于所有细节都要覆盖,包括了这个产品所有能改动参数的地方,比如说

尺寸、重量、材料、包装写清楚、是用什么材料、包装规格是怎样
…这些都是要跟公司的技术部门在开始做外贸的时候就要交流清楚,不能有一个可以扯皮的地方。交货期事先和工厂沟通好,写详细。

还有一个重点,

就像保险合同有规定不可抗力,同样外贸中也是如此、爆仓、甩柜、火灾、各种自然灾害等不可抗力因素合同里也要明文规定,

否则出了问题,就是你们的问题了。

生产要求无歧义

像上述W先生之类的大家就不要再犯了,不要存在有歧义的地方,没有理解客户的意思,就不要想当然的问问技术,他告诉你按照以往经验是怎么做的,你们就生产了。沟通一定要清楚,要按照客户的意思来。对于合同中一些条款,比如一些不是国际中很通用的单词就要避免。

对于参数复杂的,形容不了的样品务必多次确认

做外贸不是乱来的,对于能生产样品的行业,确认样,产前样,大货样,船样一个不能少。如果是大型机器做不了样品也得视频或者上门让客户确认或者以合同沟通好所有细节。所以不建议做小单子,太小的单子,你连产前样都没办法跟客户确认,快递费都不够。

客户下单之前,发给客户确认样,客户确认了,同意接受此产品的品质、用料和价格,下单要求你生产。之后安排生产了,大货生产之前,工厂一般为了避免大货生产出来的产品和客户要求的有偏差,做出一个产前样。这个样公司自己保留一份,给客户发送一份确认,如果客户说要有修改的地方,那么要再次修改直至他确认。

客户确认了,之后就生产大货了,在大货生产期间,抽样出大货样,发给客户再次确认。

最后生产完毕,发船样,客户付款。

这样多次确认,生产出来的产品客户就没什么话好说。

多次审核,多人审核

对于业务来说多次审核,大订单一遍审核不太够。其次一个人毕竟会因为主观因素影响,加上疏忽,再认真都难免有失误的时候。公司一定要安排多人审核合同及生产要求,多道审核手续。

合同由外贸业务员-外贸主管-外贸经理-总经理审核签字确认,看看是否有遗漏地方、小数点是否正确、单位是否正确、货币是否正确,交货期问题、生产参数是否有遗漏的地方。

生产单由外贸业务员-外贸跟单-外贸主管-外贸经理审核签字,看是否和合同PI匹配,

外贸大货订单生产绝不是儿戏,稍微一个偏差,客户要求轻微赔偿算好。几百万的订单都要求重做怎么搞?

文/外贸jackson(转载请联系作者授权)
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